Kako organizirati sistem za prijavo domov v 7 korakih

01 od 07

Kako nastaviti vložek papirja + sistem za shranjevanje, ki bo vedno delal za vas

Boj je resničen: upravljanje papirja in papirja je nered. To je razlog, da je ključnega pomena vzpostaviti preprost, izvedljiv sistem za prijavo domov, ki ga boste dejansko uporabljali. Danes, to bomo storili skupaj.

Cilj

Preberite, kako vzpostaviti sistem za prijavo domov, ki ga boste dejansko uporabljali do konca svojega življenja. Treba je biti prilagodljiv, da se prilagodi spremembam v življenjskem slogu, in mora biti preprosto, da ga boste dejansko ohranili.

Kaj boste potrebovali

• Podajalna omara ali zbirka datotek
• Viseče mape map (všeč mi so ti barvni tisti, ki so na sliki zgoraj)
• Nosilec namizja
• Shredder
• Koš za recikliranje
• Datoteke
• Izdelovalec etikete ali pero

Čas

To je projekt vikend. Ne priporočamo, da to začnete na tedenskem dnevu po dolgem dnevu dela / šole itd. Začnite to v soboto ali nedeljo zjutraj, oboroženo s skodelico kave ali čaja, in odnosom, ki je na voljo.

02 od 07

Zberi vse svoje prispevke skupaj na enem mestu

Prvi korak pri vzpostavitvi sistema za prijavo domov je, da vse vaše datoteke in dokumente poravnate v istem prostoru, tako da jih lahko razvrstite, reciklirajte in odstranite. Imeti vse na enem mestu ima naslednje prednosti:

1. Osredotočili se boste na nalogo, ki jo imate. Ko poskusite izpolnite nalogo, za katero ne želite biti navdušena (kot je vložitev), kakršen koli izgovor, da se sprehodite in začnete z novim novim projektom. Če imate vse svoje zaloge (naštete tukaj) in vse svoje dokumente na enem mestu, res nimate nobenega izgovora, ampak kopati.
2. Boste bolj temeljiti. Če počistite svoj dom navzgor, pomeni, da vam nekaj tednov ne bo treba več ponoviti, ko boste v pralnici našli pozabljeni kup papirja.

Nekaj ​​krajev za iskanje dokumentov (razen vaših očitnih predalov za pisalne mize, vložkov in poštnih kupov):

1. Dnevna soba. Prispevki se nagibajo v dnevno sobo, ker pogosto nimamo ideje o tem, kaj naj storijo z njimi. Zato morate vedno objavljati dokumente, ki jih še niste prepričani, s čimer se želite lotiti v moji pošti.
2. Torbe . Nahrbtniki, delovne torbe, torbice, torbe za telovadnice in kovčki.
3. Kuhinja. Papirni piloti imajo način, kako končati v kuhinji. To je zato, ker je kuhinja pogosto prvo mesto, kamor se odpravimo, ko hodimo skozi vrata.

Torej, zberi vse svoje dokumente in potem ...

Izberite dobro mesto s trdo površino, na kateri lahko ustvarite 5 pilotov. To je lahko kuhinjska miza, postelja za goste ali vaša miza, če je dovolj velika. Če nimate dovolj veliko površino, tudi tla delujejo.

Če imate toliko papirja, ki bi jih vaši kupi lahko prevrnili, potem uporabite posode ali celo kartonske škatle. Označite jih, da jih ločite in da se izognete napakam - tako kot nenamerno premetavate lanskoletne napovedi za davek v rubriko "recikliranje".

03 od 07

Ločite svoje prispevke v pet kategorij

Zdaj je čas, da spravimo v posel. Boste morali dotakniti vsakega papirja in se odločiti o tem.

Pravilo: Odločiti morate o vsakem kosu papirja. Šel bo v eno od teh 5 kategorij:

1. Ukrep: Papers morate ukrepati in nato zavreči. Ne zamenjajte jih s tem, kar imenujemo, v spodnji kategoriji kot "gospodinjstvo". Dokumenti o gospodinjstvu so trajno vloženi, datoteke dejanj bodo enkrat uporabljene in nato zavržene.
   Primeri: vabila, parkirne karte, opomniki o sestankih, domače naloge, račune itd.

2. Arhiv: Dokumenti ali dokumenti, na katere morate obesiti, vendar vam ni treba navajati ali jih uporabljati več kot enkrat ali dvakrat letno.
   Primeri: davčne napovedi, zdravstvene kartoteke, akademske zapise, dokaze, ki ste jih sodelovali pri delu žirije, dejanj, najemov, pogodb itd.

3. Gospodinjstvo: To so dokumenti, ki jih uporabljate, da ohranjajo svojo hišo (in življenje).
   Primeri: kuponi, recepti, uporabniški priročniki, potrdila o letnih davkih, dokumenti za prihodnje potovanje itd.

4. Recikliraj: dokumente in dokumente, ki ne spadajo v zgornjo kategorijo in ne vsebujejo osebnih podatkov.
   Primeri: neželena pošta, delovni listi s seminarja, ki vas ne zanimajo, časopisi, revije, stare domače naloge, ki jih ne potrebujete, uporabljene ovojnice itd.

5. Shred: Dokumenti in dokumenti, ki ne sodijo v kategorije 1-3, vendar vsebujejo osebne identifikacijske podatke.
   Primer: ponudbe za kreditne kartice, stare bančne izpiske, računi itd.

04 od 07

Declutter + Zavrzi dokumente in datoteke, ki jih ne potrebujete več

Vaš največji kup bo recikliran. Najprej reciklirajte - cilj je, da čim hitreje izbrišete količino papirja, s katerim se ukvarjate.

Nato odstranite drobilnike - to bi moralo vključevati vse, kar vas označuje zunaj vašega imena in naslova.

Druga možnost je, da je ta Guard Your ID Roller iz Container Store zelo primeren in zelo uporaben za tiste, ki so bolni, da imajo vaš drobljenec marmelado. Na ta način lahko preprosto ožigate podatke o vašem ID-ju in reciklirajte pošto in dokumente z osebnimi podatki na njih, namesto da drobite.

Zdaj, ko ste premaknili junk, je čas, da se lotite nastavitve sistema, ki je:

1. Enostaven za uporabo, zato ga boste dejansko uporabljali ;
2. Dovolj prilagodljiv, da prilagodi življenjske spremembe in nove projekte; in,
3. Pazite, ko boste morali najti nekaj hitrega, ga lahko najdete.

Lepota tukaj je, da lahko te kategorije razbijete še naprej, odvisno od količine papirja, ki prihaja v vaš dom ali v pisarno.

05 od 07

Nastavite arhivsko datoteko za sistem za domače beleženje

Preprosto se lahko odločite, kateri dokumenti gredo v vašo arhivsko datoteko. To so najpomembnejši članki, ki jih imate. So dokazi, da vi in ​​vaša družina obstajajo, plačate davke, lastne domove in avtomobile, ki so diplomirali na visoki šoli, lahko potujete zunaj svoje države na potni list ali vizum. Če ste lastnik podjetja ali imate več lastnosti, bo ta datoteka še večja.

Tukaj je seznam osnov, ki jih hranite v tej datoteki:

• vrnitev davkov
• zdravstvene kartoteke
• akademske evidence
• dokaz, da ste služili dolžnosti žirije
• dejanja
• najemi
• pogodbe
• potne liste
• tako cialne varnostne kartice
• evidence zaposlovanja
• potrdila o krstih
• življenjsko zavarovanje / pokojninski dokumenti

Te papirje shranite v datoteko v označenih mapah. Razmislite o nakupu ognjevarne škatle, ko začnete pridobivati ​​več "stvari", ki bodo varne.

hranite datoteke, ki jih pogosto uporabljate (že nekajkrat na leto) spredaj. Upiraj se, da preveč organizirate ta prostor, ker če preveč natančno dejansko otežite, da bi našli stvari, ko jih resnično potrebujete. Na splošno, če se potopite v datoteko Arhiv, resnično potrebujete ta kos papirja, da bo tako enostavno, kot je mogoče.

Tukaj so moje kategorije:

• Akademsko
• Avto
• Zaposlovanje
• Finančno
• Zdravje
• ID
• Zavarovanje
• Nepremičnina

Organizirajte jih po abecednem vrstnem redu, vendar pa hranite datoteko ID vnaprej. To ima stvari, kot so rojstni list, potni list, kartica socialne varnosti in potrdilo o krstu. To je tudi, če morate hraniti zakonsko dovoljenje.

Za shranjevanje teh dokumentov, močno upoštevajte High-Security Deed Box, ki je manj kot 50 $, je velika vrednost *. Druga možnost je High-Security Predpisna škatla. Ta je namenjen medicinskim oskrbovanjem, vendar bi lahko z lahkoto naletel na več dokumentov, ki jih ne morete izgubiti.

Svojo datoteko lahko nastavite sami, ali pa lahko uporabite FileSolutions Home Filing System.

* Če izgubite te datoteke, boste na koncu plačali veliko, veliko več, da bi dobili kopije od Registrarjev, mestnih uradnikov, akademskih ustanov itd., Zato je 50 $ vredno, pametna naložba.

06 od 07

Uredite datoteko gospodinjstva

Tukaj je dobro pravilo o tem, kaj bi morali shraniti v datoteko »gospodinjstvo«: kar koli boste morda potrebovali v prihodnosti, vendar vam trenutno ni treba ukrepati, ki ne spada v datoteko arhiva. Za primer uporabite lastno datoteko gospodinjstva (imenovano delovna knjiga za gospodinjstva), da boste dobili boljšo predstavo o tem, kaj shraniti v tej datoteki in kaj ne.

Najprej, namesto datoteke ali bin, sem ustvaril vezivo z deli in nato žepi za shranjevanje stvari, kot so kuponi in darilne kartice. To vezivo lahko uporabite in imate dele za naslednje:

• Kuponi / Skupine
• Darilne kartice
• Dokumenti za prihajajoča potovanja / potovanja
• Popusti, ki sem jih predložil, in čakam, da prejmem svoj ček
• Prejemki za velike vstopnice, kot je aparat ali velik kos pohištva
• Vzemite žep za vse vaše nagradne kartice
• Opombe in referenčna gradiva za prihajajoče projekte, na katerih delate
• Recepti *
• Prejemki za davke
• Car / home / renter zavarovalne police

Verjetno boste le skenirali večino teh v račun Evernote , vendar potem, ko jih potrebujete, ga boste morali znova natisniti, zato ga vnesite v ta prenosni računalnik in poklicite svoj delovni zvezek za gospodinjstvo.

* Hranite ločeno datoteko za recepte, ki jih želite nekega dne vrniti, vendar jih še niste.

07 od 07

Nastavite akcijsko datoteko

Akcijska datoteka so dokumenti, na katere morate ukrepati in jih nato zavreči. Vsi dokumenti ali papir, ki jih je treba vložiti trajno ali za daljše časovno obdobje (več kot mesec dni), verjetno sodijo v datoteko vašega gospodinjstva.

Dejavne datoteke so:

• Šele enkrat uporabiti in nato zavreči; ali,
• Datoteke, ki jih čakate na ukrepanje.

Uporabite polje za shranjevanje teh dokumentov, posebej, in priporočamo to polje. Izberi oranžno, ker je neokusna barva in razmišljanje je, bo vsaj enkrat tedensko minilo skozi škatlo. To lahko tudi podvoji kot vaš In Box za pomoč pri upravljanju pošte .

Tukaj so primeri, kaj naj ostanejo v vaši dejanski datoteki:

Prejeta pošta:

• Vse, kar prejemate v pošti, je v tej datoteki
• Vsak košček papirja, ki vam ga nekdo zaupa, ali pa ga zgrabite in potegnete v torbico, gre tukaj

Elementi koledarja:

• Vabila za prihajajoče dogodke in vse smernice ali odzive, ki jih prinesejo
• Stroške za plačilo in nato za rezanje ali recikliranje
• Dovoljeno je dovoljenje za podpis
• Opomnik o imenovanju

Plačljive postavke:

• Parkirne vstopnice za plačilo
• Računov za plačilo

Točke, ki čakam na:

• Prejemki za vse, kar ste nedavno kupili, če se odločite za vrnitev. Če na primer dobite paket iz Amazonije, v tej zabojniku vržejo ovojnico v primeru, da izdelki ne izrabljajo in jo morate vrniti. To velja za druge pakete, ki jih prejmete.
• Prejemki za vse, kar čakate. Na primer, če ste svoji zavarovalnici predložili račun in čakate na povračilo, gre v to datoteko. Če ste nekaj vrnili in čakate, da se vračilo prikaže v bančnem izpisku ali v računu moje kreditne kartice, gre v to polje.

To datoteko lahko razbijete v več kategorij, vendar je lažje vnesti vse v to polje in nato enkrat, dvakrat ali trikrat na teden. Na tej točki lahko recikliramo ali razrežemo vse, kar ne potrebujete več, vložite karkoli, ki pripada Arhivu ali gospodinjstvu, in ukrepajte na vse, na katere je treba odgovoriti. Cilj je ohraniti to datoteko čim manjša.

Ampak ... trik je, da moraš iti skozi to datoteko vsaj enkrat na teden, po možnosti bolj pogosto. Zelo priporočam, da to nalogo dodate v svojo osebno tedensko organizacijsko rutinsko obliko, tako da vložite in shranite relativno majhno količino papirja enkrat tedensko in ne