Basic Email Etiquette

E-pošta je eden od glavnih načinov, kako ljudje zdaj pošiljajo pisno komunikacijo, zato ni verjetno, da se bodo kdaj spremenile. Je enostavno, hitro in ne potrebuje žiga.

Odpuščeni so dnevi, ko morate počakati en teden ali več za pismo ali odgovor na pošto. Za poštne pošiljke ni nujno, da tehtate svoje ovojnice in zbrate dovolj žigov za račune in pisma. Pravzaprav mnogi ljudje nikoli niso niti naslovili ovojnice niti poslali pismov preko pošte ZDA.

E-pošta je postala eden najlažjih in najhitrejših načinov komuniciranja osebno in v podjetju. To je postalo takšen pojav, da se vedno bolj zaupna poštna služba Združenih držav trudi najti načine, kako ostati v poslu.

Ni presenečenje, da je ta elektronski bonton , ki se pogosto imenuje Netiquette, vroča tema trenutne kulture. E-poštna sporočila pošiljajo vsak dan širok del ameriške populacije. Večina podjetij uporablja e-poštno sporočilo za komunikacijo z zaposlenimi skozi ves dan. Skoraj vsako gospodinjstvo ima vsaj en računalnik z dostopom do interneta in v teh gospodinjstvih so mame, očete, otroci, najstniki in morda tudi stari starši, pri čemer vsi ali večina teh oseb prejemajo in pošiljajo e-poštna sporočila.

Živimo v mikrovalovni družbi, ki temelji na internetu, in nihče ne želi vzeti časa za pisanje dolgega pisma, čeprav je toliko bolj intimen in oseben. Še vedno obstaja veliko okoliščin, v katerih elektronska pošta deluje bolje kot poljska pošta.

Tukaj je nekaj bontona dos and don'ts, da v mislih, ko sestavljate e-poštne opombe.

1. Pripravite se. Preden začnete vnašati e-poštno sporočilo, naj bo to začetna opomba ali odgovor, se vprašajte, kaj želite, da bi komunicirali. Skratka, kakšen je vaš namen pisanja? Ko veste, preberite izpolnjeno e-pošto, preden jo pošljete, da se prepričate, da ste dosegli svoj cilj. Če je ocenjen, ga pošljite; če je besedilo zmedeno, ostro ali nejasno, potem bi se morda morali začeti znova.

1. Komunicirajte. Ne pozabite, da komunicirate z resnično osebo, ki bo prejela to pošto. S tem v mislih bi morali osebo poimenovati po imenu in biti spoštljiv. Če je to odgovor na prejeto e-poštno sporočilo, morate vzeti čas za obravnavo kakršnih koli vprašanj ali zahtev na začetku beležke.
2. Dihaj. Vsi smo v nekem trenutku krivi, da smo izgubili svojo hrepenenje. Če prejmete e-pošto, ki vas označi ali vznemiri, se ne odzovejte v naravi. Pojdite po visoki cesti in bodisi odgovorite le na potrditev potrdila ali pa se pred odzivom vzamite nekaj časa, da se boste lahko pomirili in odgovorili z dobro premišljenim sporočilom. Nikoli se ne želite odzvati na elektronsko pošto (ali katero koli drugo obliko komunikacije) v jezo. Ko smo jezni, ponavljamo (ali napišemo) stvari, ki jih niti ne mislimo ali ne potrebujemo. Ne pozabite, da ko je vaš e-poštni naslov poslan, je tam zunaj večno.
3. Bodite pregledni. Vaša vrstica teme bi morala biti resnična predstavitev, zakaj se obrnete na prejemnika. Uporabite fraze, ki se nanašajo na predmet pošte. To drži, če sestavljate poslovni ali osebni e-poštni naslov. Na primer, če pišete e-pošto vaši mami o svojem obisku naslednji teden, mora biti v vaši vrstici za branje nekaj, kot je »vaš obisk«.

1. Raziskave. Če pošiljate e-pošto poslovnemu sodelavcu, je primerno, da uporabite njegovo priimek in naslov. Naredite raziskavo in naslovite prejemnika pravilno. Predsednika družbe bi se lahko obravnavali kot gospod Taylor ali predsednik Taylor.
2. Preverjanje črkovanja. Uporaba preverjanja črkovanja je pomembna, kadar komunicirate v pisni obliki. Ko pošljete opombo, napolnjeno z napako, sporoči, da ste nerodni ali da ne upoštevate podrobnosti. Poskusite vedno zagnati črkovalnik ali uporabiti program, ki samodejno popravi. In nato znova preberite, da se prepričate, da besede, ki ste jih želeli uporabiti, niso bile samodejno popravljene za nekaj drugega.
3. Lektorirano. Morate vzeti dodatnih nekaj sekund ali minut, ki so potrebni, da bi naredili hitro lektoriranje katerega koli e-poštnega sporočila, ki ga nameravate poslati. Vzemite si čas za urejanje neprijetnih stavkov ali namestitev manjkajočih ločil.

1. Pazi na ton. Včasih se lahko e-poštna sporočila razlikujejo od vašega namena. Ton vašega e-poštnega sporočila je zelo pomemben in je enako pomemben kot vaše sporočilo. Ker je to pisna komunikacija, se prepričajte, da je vaš ton prijeten in da je resnična predstavitev tega, kar želite povedati. Ne pozabite, da vaš prejemnik ne sliši posmeha v vašem glasu ali se vidi nasmeh na obrazu. Če ne želite, da bi napisali vse, kar pišete, se morate izogniti kateremu koli jeziku v e-poštnem sporočilu, ki se lahko na kakršen koli način napačno razlaga.
2. Bodite kratki in sladki. Ko e-pošto ne poskušate pisati romana. Večina ljudi res ne želi prebrati toliko v e-pošti. Če je e-poštni naslov nujno dolgotrajen, poskusite pomagati prejemniku, tako da poudarite ključne koncepte, uporabite oznake ali povzamete zadevo v začetnem odstavku.
3. Dobro komunicirajte. Ne želite zamenjati bralca, zato si vzemite čas, da bo v pisni obliki jasen in jedrnat. Če pošiljate e-pošto prijatelju, ste lahko bolj slišali v slogu pisanja. Če pa gre za poslovno komuniciranje , uporabite ustrezno slovnico in se izogibajte uporabi simbolov ali emoj, zaradi katerih se zdi manj strokovno.

E-poštna komunikacija je zelo priljubljena. Vzemite si čas, da se vključite v zlato pravilo, in daleč boste šli, da bi bili polirani boni za profesionalce.

Uredil Debby Mayne