Pomen ustreznega bontona

Ste kdaj prejeli e-pošto, ki vas je pustila, da se sprašujete o osebi, ki jo je poslala? Ali še huje, ali ste kdaj poslali e-poštno sporočilo, ki ste ga kasneje obžalovali?

Biti na prejemu konec slabega e-poštnega sporočila lahko pustite, da tresnete glavo in poskušate ugotoviti, kaj je razmišljal druga oseba na zemlji. Biti tisti, ki ga je poslal, lahko uniči drugače lep dan in ima lahko poznejše negativne posledice.

Hitrost odzivanja e-pošte je postala najprimernejši način komuniciranja. Ne glede na to, ali pošljete osebni ali poslovni e-poštni naslov, je po pravilni etiketi bistvenega pomena za preprečevanje napačne komunikacije ali trda čustva.

Sledite zlatim pravilom tako, da obravnavate prejemnika, kot bi želeli zdraviti. Preden kliknete »pošlji« na poljubnem e-poštnem sporočilu, vzemite minuto in ji dajte dodaten preboj. Učinkovita uporaba e-pošte vam lahko pomaga pri nadzoru in vam lahko celo pomaga, ko je čas za promocijo .

• 01 od 10

  Ne prevzemajte zasebnosti

  Upoštevajte, da vaše podjetje in osebni e-poštni naslov morda niso zasebni. Vaše podjetje ima pravico prebrati vse poslane iz pisarne, zato nikoli ne napišite in ne pošiljajte osebnih ali zelo občutljivih podatkov z dela. Osebni e-poštni naslov od doma se lahko pošlje, zato ne pišite ničesar v pisni obliki, ki bi lahko povzročil težavo, če doseže napačno osebo.

• 02 od 10

  Ostanite stran od žaljivih komentarjev

  Izogibajte se žaljivim komentarjem v vašem e-poštnem sporočilu. To vključuje rasistične, seksistične ali negativne pripombe o drugi osebi ali podjetju. Če prejmete žaljiv e-poštni naslov, ne odgovorite ali ga posredujte nikomur. Nikoli ne uporabljajte e-poštnega sporočila, če želite povedati vse, kar je vašemu šefu napačno razloženo.

• 03 od 10

  Ne kliči

  Ne pozabite, da ko vnašate vse kape, se pojavi vaš e-poštni naslov kot kričanje. Nekateri ljudje mislijo, da njihovo sporočilo olajša branje, vendar to ni tako. Uporabite pisavo, ki je enostavna za oči, ko jo berete v standardnih črkah.

• 04 od 10

  Uredite svoja sporočila

  Uredite svoja e-poštna sporočila, preden jih pošljete. Uporabite preverjanje črkovanja in preiščite vsa poslovna e-poštna sporočila, da se prepričate, da imate pravilno slovnico. Vedno se želiš predstaviti kot strokovnjak v korespondenci. Preverite osebni e-poštni naslov, ko končate s pisanjem, da se prepričate, ali je prišlo do želene točke. Spuščanje ene besede lahko spremeni pomen stavka.

• 05 od 10

  Odgovori s previdnostjo

  Vedite, kako lahko odgovorite na e-poštna sporočila, ki jih prejmete. Poskrbite za pozornost pošiljatelja in drugih v poljih "do" in "cc". Odzovejte čim prej in ne pustite, da se vaša »shranjena« mapa preveč zmede.

  Izogibajte se pozivu, da zadete "odgovorite na vse", preden si ogledate, kdo je naveden v glavi. Vaš odziv lahko zmede druge osebe na seznamu ali pa boste morda poslali nepotrebne podatke ljudem, ki jih ne poznate. Edini čas, ko morate klikniti "odgovoriti na vse", je, če ste prepričani, da vsi potrebujejo podatke, ki jih pošiljate.

• 06 od 10

  Seznanite se z e-poštnimi orodji

  Spoznajte orodja in vrste e-pošte. To vključuje "to", "cc", "bcc" in "subject line". Glavni prejemnik mora biti v polju "do". Če želite kopirati nekoga, bi to osebo običajno dodali v polje »cc« ali »kopija«. Če nekdo potrebuje kopiranje brez drugih oseb na seznamu, ki prejme njegovo e-poštno sporočilo, uporabite "bcc" ali slepo kopijo. Kopirajte samo osebe, ki morajo vedeti informacije, ki jih pošiljate.

  Nikoli ne pošiljajte e-poštnih sporočil verige Te lahko postanejo okorne in blokirajo e-poštna polja ljudi do točke nadležnosti . Nočeš postati oseba, ki pošilja sporočila, ki so lahko ali pa tudi ne.

  Vedno morate v naslovno vrstico izpolniti e-poštno sporočilo, povezano s podjetjem, in je prednostno v osebnem e-poštnem sporočilu. Zadevno vrstico naj bo čim krajša in ima samo eno temo na pošto.

• 07 od 10

  Skratka

  Večina ljudi raje kratka e-poštna sporočila in ne dolga besedna sporočila. Če je mogoče, navedite svojo točko v nekaj stavkih. Za daljši začetek sporočila z uvodnim odstavkom, ki ljudem omogoča poznavanje osnov. Če imate več kot eno temo, razdelite svoje sporočilo v več kot en mail, z eno temo na e-pošto.

• 08 od 10

  Pazi na svoj ton

  Ohranite pozitiven ton v e-poštnih sporočilih. Ne pozabite, da se lahko snovati opombe pojavijo kot navadne, a ne smešne. Shranite sarkastični humor za glasovno komunikacijo, tako da drugi slišijo ton vašega glasu. To vključuje tudi jezo. Vedno se morate izogibati pošiljanju jeznih e-poštnih sporočil, ali pa bi lahko tvegali, da boste zlorabljali nekoga, s katerim delate ali ga skrbite.

• 09 od 10

  Prednostne zastavice uporabite po lastni presoji

  Če imate zastavo visoke prioritete, jo po potrebi uporabite le. Če ga uporabite preveč, boste sčasoma imeli nasprotni učinek, ki ga želite, in poslali svoja e-poštna sporočila na dno seznama prednostnih nalog za prejemnike.

• 10 od 10

  Podpiši svoje ime

  Ne pozabite podpisati svojih e-poštnih sporočil. Prejemniki se lahko motijo, če se morajo pomikati navzgor in ugotoviti, kdo jim je poslal sporočilo. Če pričakujete odziv na telefonu, se prepričajte, da vključite številko, tudi če veste, da je oseba v datoteki. Namen e-pošte je prihranek časa in ob tem, da se ustavi, kaj počne, bo upočasnil stvari. Če imate vrstico za podpis, jo posodabljajte s pravilnim e-poštnim naslovom in telefonskimi številkami.