Hitri kontrolni seznam o tem, kako dolgo naj dokumenti hranijo + kaj storiti
Papir je bolečina, upravljanje z domačim sistemom za prijavo je lahko povleci, vendar nekateri dokumenti, na katere morate res viseti, ker nikoli ne veš, kdaj jih boste potrebovali. Tukaj je primer za to, kako dolgo je treba dokumente hraniti in kdaj ste končali z njimi, ki jih morate drobiti. To bi moralo služiti kot hiter referenčni vodnik za oblikovanje in vzdrževanje uporabnega sistema za prijavo domov.
Najprej pomislite na zmanjšanje količine papirja, ki ga prejmete, in na koncu boste morali zmanjšati ali vložiti manj.
To pomeni, da se znebite neželene pošte, se prijavite za e-račune in ne sprejemate letakov, kuponov, ki jih ne boste nikoli uporabljali, ali drugega ephemera, za katerega menite, da morate obesiti, ko veste, da res ne.
Če se resnično boriš s papirjem, do točke, ko se počutiš, kot da bi ga lahko kupil, se obrnite na strokovnjaka, ki vas lahko vodi skozi proces izničenja.
Drugi korak je zagotoviti, da imate vzpostavljen dober sistem za upravljanje pošte . Bolj učinkoviteje obravnavate pošto, v katero ste prišli, manjkrat boste morali narediti veliko vložitev / drobljenje / recikliranje.
Nastavite sistem elektronskega zapisovanja
Z odstranitvijo vašega vložka papirja z nastavitvijo elektronskega sistema za prijavo boste prihranili prostor in se vam izognili nereda papirja. To je zmaga. Danes je elektronski sistem za prijavo zelo smiseln. Če želite začeti, potrebujete skener in prostor za shranjevanje datotek, sistema map v računalniku ali oblaku ter zunanjega trdega diska.
Nastavite splošne mape za različne vrste dokumentov (primeri: gospodinjstvo, davki, avto, rojstni certifikati itd.), Saj se lahko shranjujejo dokumenti, saj so elektronski sistemi za prijavo iskani.
Nato skenirajte vsak dokument in ga shranite v mapo glede na vsebino.
Vodenje kopij pomembnih dokumentov
Za vaše zelo pomembne dokumente strokovnjaki svetujejo, da hranijo kopije.
To lahko pomeni shranjevanje ene kopije v shrambo v oblaku in drugo na trdem disku. To lahko pomeni tudi shranjevanje ene kopije v elektronski vložek in eno tiskano kopijo v ognjevarnem varnem.
Shranite te dokumente za vedno
Te dokumente je treba hraniti za vedno:
Akademski zapisi - diplome, transkripcije in vse portfeljske naloge, ki se bodo lahko uporabili v prihodnosti, ko zaprosijo za službo.
Posvojni dokumenti
Potrdila o krstih
Potrdila o rojstvu
Smrtna potrdila - so morda potrebna za davčne namene.
Vozniška dovoljenja
Zapisi o zaposlitvi - vse klavzule, sporazumi, disciplinske datoteke in preglede uspešnosti.
Potrdila o poroki
Zdravstvene kartoteke
Vojaški zapisi
Potni listi
Zapisi za upokojitev in pokojnine
Kartice socialnega zavarovanja
Wills
Shrani za krajši čas
Ti dokumenti se lahko dotikajte tako pogosto kot mesečno ali tedensko:
Izkazi banke - 1 mesec
Računi - 1 leto za kakršnokoli davčno ali garancijsko obveznost, vse druge račune je treba črtati takoj, ko so bili plačani.
Računi za kreditne kartice - Shred takoj, ko so plačani.
Prijave za izboljšanje doma - hranite do doma.
Naložbena gradiva - 7 let po tem, ko ste zaprli račun ali prodali varnost.
Najemi - hranite, dokler se ne selete in ste prejeli svoj depozit od lastnika.
Paychecks / Pay Stubs - 1 leto, dokler ne prejmete svojega W-2
Prodajni prejemki - Skrbite za življenjsko dobo garancije. Očitno se to nanaša le na glavne nakupe, kot so aparati in elektronika. Običajno prejemam potrdila o stvareh, kot so živila in oblačila, samo toliko časa, kolikor vem, da ne bom potreboval potrdila o vračilu.
Davčne dokumente - 7 let, vključno z vašo vložitvijo in vsemi spremljajočimi dokumenti, kot so W-2s in prejemki.
Vozila - hranite do prodaje čolna, avtomobila ali motornega kolesa.
Kako priti do dokumentov
Drobljenje dokumentov je glavni način za zaščito pred krajo identitete. (Preberite moj razgovor z varnostnim strokovnjakom Jayom Foleyjem o tem, kako se zaščititi pred krajo identitete). Se sprašujete, kaj je treba uničiti? Splošno pravilo je vse, s čimer je treba razrezati naslednje podatke: številke računov, datume rojstva, dekliški priimki, gesla in zatiči, podpisi in številke socialnega zavarovanja.
Še enkrat, to so ne-možgane.
Tukaj so osnove:
Če so dokumenti še vedno "aktivni", tj. Jih morate držati za referenco in vzpostaviti enostaven sistem za prijavo na dom. To pomeni, da dokumente vložite po temi in jih nato drobite, ko jih ne uporabljate več.
Katere dokumente je treba odstraniti
Če ste dokončali s temi dokumenti in jih ne potrebujete več, tukaj je, kaj je treba razrezati (vse ostalo - na primer papirnate - lahko recikliramo).
Potrdila ATM
bančni izpiski
Kopije rojstnega lista
Preklicani in ponižani pregledi
Kreditne kartice
Kreditna poročila
Vozniška dovoljenja (poteklo)
Dokumenti o zaposlitvi, ki imajo kakršno koli identifikacijo
Potekli potni listi in vizumi
Naložbeni račun št
Pravni dokumenti
Naložbe, delnice in nepremičninski posli
Točke s podpisom (najemi, pogodbe, pisma)
Prtljažne oznake
Zdravstvene in zobozdravstvene evidence
Dokumenti s številko socialnega zavarovanja
Gesla ali PIN številke
Plačajte škrbine
Vnaprej odobrene aplikacije za kreditne kartice
Prejemi s preverjanjem številk računov, številk kreditnih kartic ali kakršnih koli drugih identifikacijskih podatkov
Davčne obrazce
Transkripti z identifikacijo informacij o njih
Potovanja potovanja
Uporabljene letalske vozovnice
Uporabniški račun (telefon, plin, električni, voda, kabelska TV, internet)
Prepričajte se, da je na voljo fleksibilen sistem za zbiranje dokumentov, da se ti dokumenti preverijo in jih poškodujejo, ko niso več potrebni.
Vse, kar nameravate ohraniti, je treba ukrepati, organizirati in vložiti. Všeč mi je moj sistem za prijavo domov.