V svojem dnevnem delu delam v komunikacijah, večinoma v neprofitnih organizacijah. Del dela, ki ga opravljam, je zagotoviti, da imamo strategijo za notranje in zunanje komunikacije. To vključuje tudi razvoj načrta za selitev urada , ki jo moja trenutna organizacija načrtuje v naslednjih šestih mesecih.
Medtem ko lahko mislite, da obstaja toliko korakov za načrtovanje premikanja v pisarni, da nimate časa, da bi razmislili o komunikacijah, resnično potrebujete dan ali dva, da ustvarite trdno strategijo, ki bo tako zaposlene kot tudi stranke zavedala prihajajočih sprememb .
Začnimo z zaposlenimi, ker jih premaknejo neposredno .
Notranja sporočila bi morala vključiti ta ključna sporočila:
- Jasna časovna premica: poskrbite, da boste navedli vse ključne korake v gibanju, tako da bodo vsi vedeli, kaj lahko pričakujete in kdaj.
- Navodila za pakiranje: osebju nudite navodila za pakiranje svojih pisarn ali kabin za gibanje. To bi moralo vključevati, kje dobiti embalažne materiale , kaj so odgovorni za pakiranje in roke.
- Napredna obvestila o vsakem zaprtju pisarne : med potekom boste morda morali zapreti pisarno, da boste omogočili končno pakiranje in premikanje pisarniške opreme in pohištva. Prepričajte se, da se vaše osebje zaveda teh datumov in če in kako se bo podjetje med premikom nadaljevalo in kako bo to vplivalo na njihov urnik dela in delovno obremenitev.
- Nov uradni načrt: Osebje bo zgodaj želelo vedeti, kako bo izgledal novi prostor in kako bodo pisarne vzpostavljene. Ali bodo še vedno imeli svoj prostor ali pa bodo zdaj v prostoru ali odprtem nadstropju? Poskrbite, da boste ustvarili način obveščanja osebja o tem, kako se lahko spremenijo njihov delovni prostor.
- Nova lokacija, parkiranje in možnosti prevoza: Omogočite osebju vse informacije, ki jih potrebujejo za novo lokacijo, tako da lahko pripravijo prevoz na nov prostor.
Ko določite vsa ključna sporočila, morate določiti, kako najbolje dostaviti ta sporočila. Način, ki ga uporabljate, mora določiti vrsto sporočila.
Na primer, časovni premici bi se lahko preprosto dostavili prek intraneta vašega podjetja; ker je zaprtje urada najbolje predstavljeno na sestanku osebja, da se zagotovi vprašanja in odgovori na vprašanja.
Načini sporočanja ciljev zaposlenim:
- Intranet: za tista podjetja ali organizacije, ki imajo intranet, je to običajno najboljša platforma za večino sporočil. Omogoča enostavne posodobitve datotek in informacij, ki dosežejo vse zaposlene.
- Osebna srečanja: ne glede na to, kaj je sporočilo, sestanki osebja so dober kraj za objavo in omogočajo osebju možnost popolne razprave. Uporabite lahko tudi čas sestanka, da preverite, kako se bodo informacije posredovale, zato osebje obvešča, da bo obveščeno.
- E-pošta: e-pošta je preprosta, to ni najboljši način za posredovanje informacij. Ne želite pošiljati toliko elektronskih sporočil, da ljudje ne morejo najti informacij, ko jih potrebujejo. Če uporabljate e-pošto, se prepričajte, da jo uporabljate le, če želite ljudem vedeti, kje lahko dobijo informacije.
- Skupne mape : če nimate intraneta, nato pa ustvarite skupno mapo v omrežnem pogonu, do katerega lahko dostopajo vsi, je naslednji najboljši način za shranjevanje informacij, do katerih želite dostopati ljudje.
- Oglasna deska: prostor, v katerem so objavljeni podatki, je odlična stvar. Ne samo, da lahko ljudje to pogosto preverjajo, temveč tudi prostor, kjer se ljudje lahko zberejo in razpravljajo o svojih skrbeh.