Kako prednostno določiti svoje naloge

Torej imate vse te stvari, ki jih lahko opravite vsak dan in seznam opravil je poln - kako veste, kaj storiti prvi, drugi in tretji?

Precej se vsi počuti, kot da imajo preveč, in premalo časa, da to storijo. Pogosto je ta preobremenjen občutek posledica nezmožnosti, da prednostno obravnava vse te navidezno pereče naloge. Če menite, da vaš seznam opravil narašča dlje časa in vam sploh ne vedo, kje začeti, tukaj je, kako prepoznati, oceniti in določiti prednostne naloge.

1. Izdelajte seznam

Preden poskusite urediti svoje obveznosti po pomembnosti, vzemite čas, da pripravite izčrpen seznam vsega, kar potrebujete ali želite doseči. Razdelite svoj seznam na oddelke za različne vrste nalog. Te kategorije bi lahko vključevale:

Dnevne ali tedenske naloge

To so vsakdanje "to-dos", ki je lahko osebno ( načrtovanje prehranjevanja in trgovina z živili ) ali delo, ki je povezano z delom (tedenski sestanek ekip.) Če že sledite dnevni rutini , boste seznanjeni s temi nalogami; če ne, je pravi čas, da ga ustvarite. Vključeno se lahko razlikuje - nekateri ljudje ne bodo imeli potrebe, da se spomnijo na preverjanje e-pošte ali nakup živil, drugi pa bodo cenili strukturirane opomnike za izvajanje določenih dejanj v določenih časih ali v določenih dneh.

Naloge z roki

Očitno jih je treba narediti na določen datum in jih predhodno pripraviti. Primeri bi lahko bili šolski papir, ki ga je treba plačati čez tri tedne, ali zabavo, ki jo načrtujete že šest mesecev.

Te vrste nalog - pogosto imenovani projekti - se lahko kasneje razčlenijo na manjše komponente - na primer "pisanje papirja" se lahko razdeli na branje ustreznih knjig, organiziranje zapiskov, pisanje orisov, pisanje prvega osnutka in tako naprej.

Ponavljajoče se naloge

Ti se ne pojavljajo na dnevni ali tedenski frekvenci, vendar niso niti enkratni projekti.

Ponavljajoče se naloge lahko vključujejo imenovanje zobozdravnikov ali opravljanje četrtletnih davkov.

Samo-motivirane, potrebne naloge

To so naloge ali projekti, ki jih poznate, vendar jih nihče ne bo naredil. Redko, če sploh, imajo vgrajeno časovno omejitev. Pomislite na izboljšanje vaše spletne strani za mala podjetja ali pri iskanju novega ponudnika storitev primarne zdravstvene nege.

Samo motivirane, ne nujne naloge

To so bolj prijetne dejavnosti, ki pa kljub temu ponavadi padajo na drugi strani, kot so druge, bolj očitno potrebne naloge jih množijo. Pomislite na branje za užitek ali na hobije.

Nekega dne opravila

Te naloge se nahajajo na dnu seznama opravil ali v ozadju vašega uma, vendar jih običajno ni treba opraviti kmalu ali kdaj. Primer: barvajte radiatorje.

2. Organizirajte svoj seznam

Ko ste vse navedli, lahko ugotovite, kaj najprej naredite in organizirajte urnik. (Kako to fizično delate - na listu papirja, načrtovalca , aplikacije, spletnega koledarja ali drugače - je manj pomembno, kot ste izbrali metodo, ki deluje za vas, in ki jo boste uporabili.) Tukaj je nekaj meril razmišljati o:

Nujna ali Pomembna

Vse naloge lahko razvrstite v eno od štirih kategorij. Nujne in pomembne naloge je treba storiti najprej, čim prej; če je mogoče, se lahko prenesejo nujne, vendar nepomembne naloge, če pa ne, bi moral vaš časovni razpored vključevati dovolj prožnosti in dodatnega časa, da se jih prilagodi, ko se pojavijo; pomembne, vendar ne nujne naloge je treba načrtovati vnaprej, da ne postanejo nujni; naloge, ki niso niti pomembne niti nujne, se lahko potencialno odpravijo, čeprav jih uživate, jih je treba vključiti v svoj urnik, da jih ne bodo preobremenili z zahtevnejšimi obveznostmi.

Ocenite vrednost

Vrednost naloge lahko presodite na več načinov. Mogoče je, ali so vpleteni drugi ljudje in kako pomembni so ti ljudje (odobritev vašega šefa in dobro počutje otrok, ki so odvisni od vas, pomembnejši od, na primer, mnenj skupine neznancev, ki ste se strinjali da se pridružite srečanju.) Morda boste dolgoročno dodelili tudi visoko vrednost nalogam, ki jih dolgoročno plačujete, ali pa ste le nagrajevali.

Ena referenca, ki jo boste verjetno naleteli pri branju o prednostnih nalogah, je pravilo 80-20 ali Pareto Princip, ki pravi, da 80% učinkov izhaja iz 20% vzrokov. To se lahko ali ne bo izkazalo za resnično za vas, vendar je dober opomnik, da ugotovite, na kar dejansko preživljate čas, in katera od vaših prizadevanj se izplačuje.

Čas in prilagodljivost

Delovni razpored omogoča spremembe in prepozna časovne omejitve. Bodite realistični pri določanju in načrtovanju vaših dni. Če ste v dvomih, precenjujte čas, ki ga bo opravila določena naloga.

Če sta hkrati dve nalogi, je izbira začetka, odvisna od tega, kako najbolje delate. Nekateri ljudje raje najdejo preprostejšo nalogo s poti, da se osredotočijo na bolj zapleteno; drugi se bodo počutili pomirjene, če bodo najprej začeli težje nalogo in se pred ali pred nadaljevanjem nekaj ukvarjati. Ne pozabite, da vam ni treba prevzeti ene naloge ali projekta od začetka do konca, preden se premaknete na drugo - razen če seveda po vašem mnenju delate tako, da povečate produktivnost.

Omejite svoje dnevne naloge na največ tri. Dan lahko vključuje tudi manjše naloge, ki so bolj rutinske ali manj pomembne ali nujne, vendar pa bo nalaganje na glavne naloge verjetno povzročilo stres in razočaranje.

Ne pozabite, da se lahko prednostne naloge spremenijo - če vaš šef potrebuje, da naredite nekaj, se bo vaša prejšnja prednostna naloga verjetno vrnila na drugo. To je še toliko bolj vzrok, da v vašem urniku zgradite več časa, da bi omogočili fleksibilnost.

3. Serijske naloge

Doseganje nalog je eden od najučinkovitejših in najbolj učinkovitih načinov, kako doseči tiste, ki se počutijo, opravljajo vse-časovne naloge. Batching preprosto pomeni, da delate na isti vrsti naloga znova in znova, preden preklopite na nekaj drugega. Prvi korak je določiti naloge, ki jih opravljate znova, in nato nastavite preprost potek dela, s katerim sledite. Nato se ob teh opravilih lotite istočasnega dela.

Batching zahteva opravljanje podobnih nalog, ki zahtevajo podobne vire v "serijah" za izboljšanje učinkovitosti in produktivnosti. Tukaj je nekaj primerov:

• Hkrati plačajte vse svoje račune
• Odprite vso svojo pošto enkrat tedensko in ukrepajte namesto tega, da vam ne dovolite, da se vsak dan zlagate in nikoli ne boste prišli do njega

Batching vam omogoča, da v isto smer opravite enako nalogo, tako da vam ni treba izgubljati časa, da ugotovite navodila ali kaj morate narediti.

4. Odpravite naloge

Ko navedete vse svoje naloge in jih razvrščate med najpomembnejše, bo postalo jasno, katere naloge so na dnu seznama. Te lahko včasih prenesejo na nekoga drugega, če pa to ni mogoče, se morate odločiti, ali želite načrtovati čas za njih ali jih odstraniti.

Morda imate naloge na vašem seznamu, ki vam jih ni treba storiti ali pa jih sploh ne želite narediti, vendar ste bili čutiti pritiskati, da dodate na neki točki (pojdite v telovadnico in se udeležite knjižnega kluba.) Te jih je mogoče popolnoma odpraviti.

Končno je mogoče preprosto storiti preveč, če ne morete storiti vse, ocenite svojo delovno obremenitev, da ugotovite, ali potrebujete le še nekaj prakse pri določanju prednostnih nalog ali pa morate povedati nekoga, ki ga ne morete več delati določena naloga.